Częstym przypadkiem prowadzenia ksiąg rachunkowych w grupie kapitałowej dla podmiotów wchodzących w jej skład jest sytuacja, w której księgi rachunkowe tych podmiotów prowadzi wewnętrzny dział księgowości utworzony w strukturze organizacyjnej głównej spółki lub księgowy zatrudniony przez jedną ze spółek, najczęściej tzw. spółki – matki.
Obsługa księgowa w grupie kapitałowej – jak to wygląda w praktyce?
Przy czym nie jest wymagane, aby tego rodzaju działalność była głównym, wiodącym rodzajem działalności spółki – matki. Najczęściej bowiem nie jest, jest jej poboczną działalnością.
Obowiązek wdrożenia procedury AML – podstawa prawna
Zgodnie z obowiązującą w polskim porządku prawnym ustawą z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (dalej: Ustawa AML) wskazane instytucje obowiązane mają obowiązek wprowadzenia procedury wewnętrznej przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Kto jest instytucją obowiązaną w kontekście księgowości?
Jedną z takich instytucji obowiązanych zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 17 Ustawy AML są podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Usługi księgowe w grupie kapitałowej a obowiązki AML
Podmioty świadczące tym samym na rzecz innych podmiotów (w tym przypadku należących do grupy kapitałowej) ten rodzaj usług, nawet w sytuacji, gdy ten rodzaj działalności nie jest przeważającym rodzajem prowadzonej działalności gospodarczej, ma zasadniczo obowiązek, aby wewnętrzną procedurę AML opracować i ją wdrożyć.
Porównanie do Centrum Usług Wspólnych (CUW)
Sytuację podmiotu świadczącego takie usługi dla innych spółek wchodzących w skład grupy kapitałowej często przyrównuje się bowiem do sytuacji tzw. Centrum Usług Wspólnych (CUW) – jednostki świadczącej usługi na rzecz innych jednostek w wielooddziałowym przedsiębiorstwie. Przy czym oczywiście zakres działania takiego CUW nie ogranicza się wyłącznie do usług księgowych.
Na czym polega działalność usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych?
Warto wskazać, że działalność usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych polega m.in. na:
- prowadzeniu, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
- okresowym ustalaniu lub sprawdzaniu drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
- wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego
- sporządzania sprawozdań finansowych.
Dodatkowe usługi podatkowe a AML
Przy czym przedsiębiorca (spółka – matka), wykonujący taką działalność jest również uprawniony (i najczęściej również taki dodatkowy zakres usług świadczy) do wykonywania działalności, polegającej na prowadzeniu, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie, a także sporządzanie zeznań i deklaracji podatkowych.
Dodatkowy obowiązek AML dla usług podatkowych
Warto wskazać, że niezależnie od istnienia powyższego obowiązku ciążącego na podmiocie prowadzącym działalność usługowego prowadzenia ksiąg, Ustawa o AML nakłada taki obowiązek dodatkowo wprost na przedsiębiorców, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędący innymi instytucjami obowiązanymi (art. 2 ust. 1 pkt 15a Ustawy AML).
Wsparcie w zakresie AML i Compliance
Jako radca prawny i osoba szczególnie zainteresowana tematyką Compliance, przeprowadzam audyt prawny z obszaru AML wspierając przedsiębiorców w ustalaniu ciążących na nich obowiązków wynikających z Ustawy AML i w razie potrzeby opracowuję wymagane Ustawą AML procedury.
